La création d’un plan de communication a généralement lieu pendant la phase de planification de projet. Pour gagner du temps, vérifiez s’il existe des modèles ou des lignes directrices au sein de votre organisation que vous pouvez utiliser.

Il y a cinq étapes clés à suivre pour préparer ce document.

1. Définir les objectifs

La première étape consiste à déterminer vos objectifs pour le plan et ce que vous voulez atteindre grâce à une communication efficace. Cela peut inclure:

  • Accroître le soutien au projet
  • Améliorer l’engagement des parties prenantes
  • Recueillir les contributions de l’équipe de projet.

Il est important d’établir un lien entre vos objectifs et le plan global du projet afin de s’assurer que l’équipe est parfaitement alignée et qu’elle comprend les paramètres de réussite.

2. Définir l’audience

Ensuite, créez une liste des personnes qui ont besoin de recevoir des informations sur le projet. Typiquement, tu devrais t’impliquer:

  • Intervenants
  • Équipe de projet
  • Fournisseurs externes
  • Départements internes concernés.

3. Décider de l’information nécessaire

Les différents membres de l’équipe ont besoin d’informations différentes pour apporter une contribution positive. La personnalisation des informations permet également de gagner du temps pour le destinataire.

Jetez un coup d’oeil à votre auditoire et réfléchissez à ce qu’il doit savoir. Voici quelques idées pour commencer:

Intervenants: Plan du projet, statut, budget, demandes de modification et gestion des risques.

Équipe du projet: Affectations, état d’avancement, travaux en cours, problèmes et suivi des risques, et leçons apprises.

Fournisseurs externes: Calendrier et délais, statut et retards éventuels.

Départements internes concernés: État d’avancement, y compris toute modification des délais de livraison.

4. Méthodes et fréquence

La clé d’une communication efficace est de découvrir les besoins des autres et d’adapter vos méthodes de communication en conséquence. Le fait de prendre le temps de comprendre et de mettre en œuvre cette approche augmente la probabilité que votre auditoire prête attention à ce que vous dites, ce qui mène à des résultats plus fructueux.

Parmi les outils de communication courants, mentionnons les suivants:

Réunions: Bien qu’elles soient très diffamatoires, les réunions de projet sont un excellent moyen de réunir l’équipe et de résoudre les problèmes. Assurez-vous que vos réunions sont productives avec ces conseils.

Rapports de projet: Utilisez un outil de projet collaboratif tel que BrightWork pour regrouper rapidement les informations pertinentes provenant de différentes sources dans le format requis. Les types de rapports comprennent l’avancement du projet, le rapport ” Mon travail “, des tableaux de bord en temps réel, les risques et les ressources.

Courriel: La forme la plus courante de communication de projet. Bien que le courrier électronique soit un moyen utile pour suivre les conversations et les décisions, encouragez votre équipe à se parler – c’est souvent plus efficace!

Panneaux de discussion: Les forums et forums de discussion en ligne aident les équipes à collaborer et à partager leurs connaissances, et sont particulièrement utiles pour les équipes distantes.

Dépôts de documents: Créez un emplacement central pour les documents de projet afin de vous assurer que tout le monde travaille à partir des mêmes sources.

Enquêtes: Les enquêtes sont un moyen rapide de vérifier avec votre équipe pendant l’exécution du projet et de documenter les leçons apprises une fois le projet terminé.

Demandez à vos intervenants et à l’équipe de projet comment ils souhaitent communiquer – réunions hebdomadaires, courriels, tableaux de bord des projets, etc. Cette étape devient encore plus importante lorsque l’on considère la quantité de données du projet et les outils de communication disponibles.

Une fois les outils identifiés, établissez la fréquence des communications, par exemple, des rapports d’étape hebdomadaires par courriel et des réunions mensuelles en personne avec vos intervenants.

Enfin, indiquez qui est responsable de chaque canal de communication.

5. Mesure du succès

Étant donné l’importance cruciale de la communication pour votre projet, il est important de suivre et d’analyser votre plan à intervalles réguliers. Prévoyez du temps pour voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et quels ajustements sont nécessaires. De plus, demandez aux intervenants et à l’équipe leur avis. Documentez vos constatations pour améliorer les plans futurs.